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原因代码

每当库存因为异常原因发生变化 —— 货物损坏、盘点不对、拣货短缺 —— 用户都必须选择一个原因代码。 原因代码不只是一个标签：它决定会发生什么。它可以把库存转为 Damaged（损坏），要求上传照片或填写备注， 并在数量较大时把这次变更交给主管审批。

位置： Master Data（主数据）→ Reason Codes（原因代码）

原因代码控制什么​

只有启用的、适用于当前情境（context）并且允许该订单货主使用的代码，才会出现在用户的选择列表中。

列表​

原因代码
原因代码
  1. New Reason Code（新建原因代码） —— 添加一个原因。
  2. What-happens Simulator（结果模拟器） —— 试用一个代码，看看它具体会做什么（见下文）。
  3. Data insights（数据洞察） —— 根据您自己的交易算出的建议（AI Insights 按钮里也能看到）：用户手工输入 但还不在列表中的原因（所以没有任何规则约束它们），以及 90 天以上没人用过的启用代码。
  4. Valid in（适用情境） —— 可以选择这个代码的情境，例如 Write-off 报废 和 Scrap 销毁。
  5. Consequence（结果） —— 代码会做什么：转到哪个库存状态（Scrapped 已销毁）、财务方向（GL −）、 Approval（审批） 以及需要的证据（Photo 照片）。Record-only（仅记录） 的代码只记录原因。
  6. View（查看）、Edit（编辑） 和 ⋯ —— Duplicate（复制）、Activate / Deactivate（启用 / 停用） 和 Archive（归档）。

标有 System（系统） 的代码是 PrismaWMS 本身需要的，不能停用、归档或删除。

添加原因代码​

点击 New Reason Code（新建原因代码）。

第 1 步 —— 它是什么、能在哪里用​

新建原因代码 —— 基本信息和结果
新建原因代码 —— 基本信息和结果
  1. Reason code（原因代码） —— 简短清楚，例如 DMG-FORK。
  2. Category（类别） —— 所属类别：Receipt 收货、Putaway 上架、Pick 拣货、Adjustment 调整、Write-off 报废、 Scrap 销毁、Damage 损坏、QA 质检、Return 退货、Cycle-count 循环盘点、Hold/Block 冻结或 Cancel 取消。
  3. Description（描述） —— 用户在列表中看到的文字，例如 Damaged by forklift inside the warehouse（仓内叉车撞损）。 要写得让新员工也明白什么时候该选它。
  4. Valid-in contexts（适用情境） —— 勾选可以选择这个原因的所有情境（例如 Adjust-Decrease 减少调整 和 Damage 损坏）。在其他地方它不会出现。
  5. Direction（方向） —— 对每个勾选的情境：这个原因会增加、减少还是不改变数量？Decrease 的原因 不能用来增加库存。
  6. Target stock status（目标库存状态） —— 库存转到哪里，例如 Damaged（损坏，不能再被拣货）。 No move (record-only) 表示库存保持原状。
  7. GL sign（财务方向） —— Loss (−1) 损失、Gain (+1) 收益 或 None 无。选了方向后，要填写财务部门使用的 GL 科目（下一步）。

第 2 步 —— 证据和审批​

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新建原因代码 —— 证据和审批
新建原因代码 —— 证据和审批
  1. GL account（科目代码） 和 GL account name（科目名称） —— 例如 6150 Inventory write-down（存货减值）。
  2. 证据 —— 勾选用户必须提供的内容：备注、照片编号，或批次 / 序列号。缺少时，PrismaWMS 会拒绝过账， 并给出清楚的提示。
  3. 审批 —— Always approve（总是审批），或者只在数量（这里是 10 或以上）或金额超过上限时才审批。 选择审批角色（Supervisor 主管、Inventory Controller 库存控制、QA Manager 质检经理、Finance 财务）。 这次变更会在 Inventory（库存）→ Approvals（审批） 中等待，直到有该角色的人批准。
  4. Owner scope（货主范围） —— Shared（所有货主共用），或只给一个货主（3PL）。Active from / to（生效 / 失效日期） 限制可以使用的日期。
  5. Create code（创建代码） —— 保存。
关于 GL 科目

PrismaWMS 会记录 GL 科目，并在模拟器中显示金额，但它不会向总账过账。财务分录仍然在您的会计系统里完成。

在模拟器里试一试​

What-happens Simulator（结果模拟器） 显示一个原因代码会做什么 —— 不会改动任何数据。

结果模拟器
结果模拟器
  1. Context（情境） —— 例如 Adjust-Decrease（减少调整）。下面的列表只显示在该情境下有效的代码。
  2. Reason code（原因代码） —— 要测试的代码。
  3. Quantity（数量） 和 Unit cost（单位成本） —— 变更的大小。
  4. 证据 —— 勾选用户会附上的内容。
  5. 结果 —— 这里是 Commit blocked — missing evidence: Note, Photo（无法提交 —— 缺少证据：备注、照片）： 用户必须先加上备注和照片。
  6. 会发生什么 —— 数量变化、库存状态转移（Available 可用 → Damaged 损坏，不能再被拣货）、财务金额，以及是否需要审批。
上线前先测试

在培训仓库团队之前，把最常用的代码都放进模拟器跑一遍。这是检查审批上限和证据规则是否符合预期的最快方法。

小贴士​

  • 不再需要的代码请停用或归档。只有从未被任何交易使用过的代码才能删除 —— 过去的交易永远保留它的原因。
  • Usage（使用次数） 列统计该代码在真实交易中被使用的次数。
  • 原因代码在 PrismaWMS 各处都会用到：库存调整、冻结、循环盘点、拣货短缺、退供应商、质检放行和销毁。